By Transformasi Digital in Berita —

Manfaat Cloud-Based Accounting untuk UKM

Bicara soal keuangan bisnis, satu hal yang gak boleh disepelekan adalah pencatatan yang rapi dan real-time. Nah, buat kamu pelaku Usaha Kecil dan Menengah (UKM), sudah saatnya beralih dari pembukuan manual atau Excel yang rawan error, ke sistem yang lebih modern: akuntansi berbasis cloud.

Apa sih sebenarnya yang dimaksud dengan cloud-based accounting? Dan kenapa ini penting banget buat UKM di era digital sekarang? Artikel ini bakal membahas tuntas semua itu, lengkap dengan manfaat, fitur, dan tips memilih sistem akuntansi cloud yang cocok untuk bisnis kecil.

Apa Itu Akuntansi Berbasis Cloud?

Secara sederhana, cloud-based accounting adalah sistem pencatatan dan pengelolaan keuangan yang berbasis internet. Semua data disimpan di server online (cloud), dan bisa diakses dari mana saja dan kapan saja, selama kamu terhubung dengan internet.

Berbeda dengan software akuntansi konvensional yang harus diinstal di satu komputer, sistem cloud tidak membutuhkan instalasi rumit. Kamu tinggal login via browser atau aplikasi, dan semua informasi keuangan bisnismu langsung tersedia.

Lihat juga: penggunaan cloud untuk pembukuan pada artikel tentang digitalisasi sistem keuangan perusahaan.

Kenapa UKM Perlu Beralih ke Sistem Akuntansi Cloud?

Banyak UKM masih mengelola keuangannya dengan cara manual atau menggunakan aplikasi spreadsheet sederhana. Padahal, cara ini rentan terhadap:

  • Kesalahan hitung
  • Data hilang atau rusak
  • Sulit diaudit atau dianalisis
  • Tidak bisa diakses tim lain secara real-time

Dengan cloud accounting, semua masalah di atas bisa diatasi. Sistem ini bukan cuma buat perusahaan besar, tapi justru sangat relevan untuk UKM yang ingin efisien, lincah, dan siap bersaing secara digital.

Manfaat Akuntansi Berbasis Cloud untuk UKM

1. Akses Data Kapan Saja dan Di Mana Saja

Mau cek laporan penjualan minggu ini? Atur invoice dari kafe? Semua bisa kamu lakukan hanya dengan smartphone atau laptop.

Ini sangat berguna kalau kamu punya lebih dari satu toko, atau tim keuanganmu bekerja remote.

2. Hemat Biaya dan Skalabel

Sistem akuntansi konvensional seringkali butuh biaya awal besar: lisensi, instalasi, bahkan server lokal. Sementara cloud accounting biasanya menggunakan model langganan bulanan yang lebih terjangkau.

Dan kabar baiknya, sistem ini bisa berkembang seiring pertumbuhan bisnismu. Jadi gak perlu khawatir harus ganti sistem tiap kali naik level.

Lihat juga: keunggulan cloud untuk bisnis kecil jika dibandingkan dengan server lokal.

3. Keamanan Data Lebih Terjamin

Banyak yang ragu karena menyimpan data di cloud terasa “rawan.” Tapi justru, cloud provider biasanya punya sistem keamanan berlapis:

  • Enkripsi data end-to-end
  • Backup otomatis berkala
  • Sistem otorisasi pengguna
  • Akses berbasis peran (role-based access)

Jauh lebih aman dibanding data keuangan disimpan di flashdisk atau hard drive biasa yang bisa hilang sewaktu-waktu.

4. Kolaborasi Tim Jadi Lebih Mudah

Tim keuangan, pemilik usaha, dan konsultan pajak bisa mengakses data yang sama secara real-time. Nggak perlu lagi kirim file Excel bolak-balik atau bingung mana versi paling baru.

Ini mempercepat proses kerja dan meminimalisir miskomunikasi.

5. Laporan Keuangan Real-Time

Salah satu keunggulan terbesar cloud accounting adalah kemampuannya menyajikan laporan otomatis dan up-to-date. Kamu bisa tahu:

  • Saldo kas dan bank saat ini
  • Tagihan yang belum dibayar
  • Laba rugi harian/mingguan/bulanan
  • Arus kas masuk dan keluar

Semua langsung ditampilkan dalam dashboard visual yang mudah dibaca.

6. Otomatisasi Transaksi

Cloud-based accounting bisa terintegrasi dengan sistem lain, seperti POS (Point of Sale), e-commerce, atau payment gateway. Hasilnya?

  • Penjualan langsung masuk ke pembukuan
  • Invoice bisa dikirim otomatis via email
  • Pembayaran bisa langsung terkonfirmasi di sistem

Kamu gak perlu input manual satu-satu lagi. Hemat waktu dan tenaga, deh!

7. Mempermudah Urusan Pajak

Sistem ini membantu kamu menghitung dan mengarsipkan data pajak dengan rapi. Bahkan beberapa platform lokal seperti Jurnal.id atau Accurate Online sudah mendukung format e-Faktur dan pelaporan pajak Indonesia.

Ini sangat membantu saat masa pelaporan pajak tiba. Kamu tinggal ekspor data atau kasih akses langsung ke konsultan pajakmu.

8. Skalabilitas dan Integrasi

Kalau bisnismu berkembang, sistem cloud bisa mengikuti. Kamu tinggal upgrade paket layanan atau menambahkan fitur seperti:

  • Payroll dan HR
  • Inventarisasi barang
  • Manajemen proyek
  • CRM dan penjualan

Semua bisa disesuaikan dengan kebutuhanmu.

Fitur Penting yang Harus Ada di Cloud Accounting

Sebelum kamu memutuskan pakai sistem akuntansi berbasis cloud, pastikan platform pilihanmu punya fitur-fitur berikut:

  • Dashboard laporan keuangan otomatis
  • Manajemen invoice dan tagihan
  • Integrasi dengan bank dan sistem pembayaran
  • Multi-user dengan kontrol akses
  • Support pajak lokal (PPN, PPh, dll)
  • Backup dan keamanan data yang kuat
  • Customer support yang responsif
  • Akses mobile (aplikasi Android/iOS)

Beberapa platform juga menawarkan fitur tambahan seperti notifikasi jatuh tempo pembayaran, pengingat invoice, atau pengaturan multi cabang.

Rekomendasi Platform Cloud Accounting untuk UKM di Indonesia

Berikut beberapa pilihan software akuntansi cloud yang cocok untuk pelaku UKM:

1. Jurnal.id

  • Fokus pada pelaku bisnis lokal
  • Terintegrasi dengan pajak Indonesia
  • Cocok untuk pemula dan UKM berkembang

2. Accurate Online

  • Fitur lengkap, termasuk stok dan payroll
  • Sudah digunakan luas di Indonesia
  • Mendukung multi-cabang dan multi-gudang

3. Mekari Books (sebelumnya Sleekr)

  • Terintegrasi dengan HR dan payroll
  • Cocok untuk startup atau bisnis digital

4. Xero (Internasional)

  • Banyak digunakan startup global
  • Tampilannya sangat user-friendly
  • Integrasi API sangat luas

5. Wave (Gratis)

  • Cocok untuk UKM sangat kecil atau freelancer
  • Fitur standar, tapi cukup powerful untuk awal

Tantangan yang Mungkin Dihadapi UKM

Meski banyak manfaatnya, transisi ke sistem cloud tetap punya tantangan, antara lain:

  • Kurangnya pemahaman tentang teknologi
  • Takut data bocor atau disalahgunakan
  • Kebiasaan lama yang susah diubah (pakai buku catatan manual)
  • Koneksi internet yang belum stabil di beberapa area

Solusinya? Mulailah dari edukasi tim, gunakan free trial, dan lakukan transisi secara bertahap. Jangan langsung pindah semua data dalam semalam.

Tips Memulai Cloud Accounting untuk Pemula

  1. Coba versi gratis atau demo untuk eksplorasi fitur dasar.
  2. Mulai dari pencatatan sederhana, seperti penjualan dan pengeluaran.
  3. Konsultasikan dengan akuntan atau konsultan bisnis bila perlu.
  4. Latih timmu secara rutin agar terbiasa dengan sistem baru.
  5. Backup data lama dengan rapi sebelum migrasi.

Langkah Kecil Menuju Digitalisasi Besar

Di era serba digital seperti sekarang, UKM yang ingin bertahan dan berkembang harus mulai membenahi sistem keuangannya. Akuntansi berbasis cloud bukan lagi fasilitas mewah, tapi kebutuhan mendesak untuk menciptakan bisnis yang lebih tertata, efisien, dan siap tumbuh lebih besar.

Dengan sistem yang tepat, kamu bisa fokus mengembangkan bisnis, bukan lagi ribet mengurus tumpukan nota dan Excel yang gak sinkron. Jadi, yuk mulai pertimbangkan transisi ke cloud accounting sekarang juga!